A partir das medidas de prevenção e isolamento social da qual estamos passando
devido ao COVID-19, tivemos que mudar nossa forma de trabalhar.
Mesmo com todas as mudanças e atividades, alguns essenciais devem
permanecer.
Os serviços de uma comunidade terapêutica são fundamentais para as vidas
daqueles que necessitam desse, e recentemente houve uma discussão, onde ficou
comprovado os serviços das CT´s como essenciais.
Hoje, as comunidades terapêuticas precisam prioritariamente ter seus
funcionamentos normalizados.
É importante destacar que a maneira de realizar os tramites das atividades das
CT´s interfere diretamente na qualidade dos serviços prestados aos seus
acolhidos e familiares.
Mas de que forma as CT´s podem continuar em funcionamento, respeitando as
medidas recomendadas pela OMS, Organização Mundial de Saúde?
É neste ponto que a computação em nuvem surge como uma solução bastante efetiva.
Pois, as comunidades terapêuticas que gerenciam seus serviços através de um
sistema de gestão em nuvem, podem continuar funcionando com seus colaboradores
trabalhando de suas casas.
Já as CT´s que trabalham com sistemas de gestão desktop, ou aquelas que nem
possuem sistema, seus colaboradores só conseguem ter acessos aos dados nos
computadores nas instalações da comunidade, ou seja, precisam estar presentes na
CT.
Optar por uma solução cloud para comunidade terapêutica é uma decisão que traz
inúmeros benefícios.
Redução de custos, mobilidade, segurança, aumento da performance dos sistemas e
usabilidade são alguns deles.
Além de utilizar menos espaço de seus computadores, e a não necessidade de
infraestrutura.
Seja em qualquer tipo de atividade, as inovações tecnológicas facilitam e
aumentam o desempenho das atividades.
Por isso, a modernização dos sistemas de gestão para comunidades terapêuticas se
torna inevitável e cada dia mais urgente.
Neste artigo, você vai saber quais são os 5 motivos pelos quais as comunidades
terapêuticas devem utilizar um sistema de gestão em nuvem imediatamente para
garantir a continuidade de serviços em quaisquer circunstâncias.
1. Prestar serviços aos acolhidos e familiares
Com a quarentena, os familiares não podem ir até a comunidade terapêutica para
realizar visitas e acompanhar o tratamento do acolhido, e precisa ser atendido
de alguma forma.
Cadastro de Acolhimento, Triagem, consulta psicológica, evolução do tratamento,
emissão de relatórios em PDF ou qualquer outro tipo de gestão (informação), pode
ser efetuado via internet, caso a comunidade use um sistema de gestão em nuvem,
Muitas pendências podem ser resolvidas online, a qualquer hora, sem a
necessidade de ir até a comunidade terapêutica.
Isso representa um grande avanço para a gestão de comunidade terapêutica, uma
vez que as pessoas se sentem mais satisfeitas e tendem a cumprir com mais afinco
suas obrigações, o que aumenta o desempenho dos serviços prestados.
Sem um sistema em nuvem, o colaborador por exemplo precisa se deslocar até a CT,
gastando tempo e até dinheiro para atender qualquer tipo de solicitação.
Portanto, aquele que precisar de um serviço na gestão com urgência, não pode ser
executado nesta quarentena.
2. Manter o financeiro da Comunidade Terapêutica
Toda a gestão financeira da comunidade terapêutica é realizada diariamente, por
colaborador preparado.
Numa situação emergencial como a quarentena, é necessário que a comunidade
terapêutica tenha alternativas para cuidar de suas receitas e despesas, e
garantir que não falte nada nesses dias.
Para garantir o funcionamento da comunidade terapêutica, algumas atividades de
gestão são essenciais.
Com o sistema de gestão em nuvem, o colaborador que trabalha em qualquer setor
da comunidade terapêutica pode fazer seus lançamentos, cadastros, consultas e
emissão de relatórios e prestação de contas, imediatamente, em home office.
O colaborador usando sistema desktop só consegue trabalhar no seu local de
trabalho, ou seja, nas instalações da comunidade terapêutica, podendo atrasar os
lançamentos, relatórios e prestação de contas, caso não tenha acesso ao sistema.
3. Garantir a gestão de suprimentos
A área de suprimentos da comunidade terapêutica é responsável por agilizar o
processo de compras para evitar que os acolhidos fiquem sem materiais e
equipamentos essenciais.
Para tanto, é preciso preparar os colaboradores e abastecer o sistema com
informações dos materiais como de cozinha e limpeza, entre outros, além dos
equipamentos usados no dia-a-dia.
A gestão de suprimentos não se limita somente ao processo de compras, também
fica responsável pelo estoque, contratos, logística, transporte...
Por isso, o gerenciamento desta cadeia de suprimentos sem o uso da tecnologia em
nuvem se torna moroso e ineficiente, principalmente em situações emergenciais.
É o caso das CT´s que usam o sistema desktop, ou as que nem possuem algum
sistema.
Elas dependem de espaço físico para acessar todas as informações e caso este
acesso seja impedido, os colaboradores ficam impossibilitados de continuar
trabalhando.
Por outro lado, com o uso de um sistema de gestão em nuvem, a comunidade
terapêutica pode realizar a gestão e planejamento e controle de cada etapa da
cadeia de suprimentos de qualquer lugar pela internet.
Outras vantagens da nuvem são a automatização de processos, desburocratização,
eliminação do papel e de processos manuais.
Além disso, disponibilizar a proposta de forma eletrônica aos familiares de
acolhidos, sem que eles precisem se deslocar até a comunidade terapêutica.
Isso garante a economia de tempo, otimiza os processos, é mais sustentável e
proporciona segurança.
4. Gerenciar as informações dos acolhidos
Muitas comunidades terapêuticas não possuem um sistema, ou utilizam sistema
desktop para a realização de cadastro e armazenamento de dados em computadores
internos.
Infelizmente, nenhuma comunidade terapêutica está imune a desastres naturais com
enchentes, chuvas de granizo e até mesmo incêndios, e até mesmo pane nos
equipamentos.
Quando os dados ficam armazenados fisicamente em um computador local, eles ficam
expostos a esses imprevistos.
O mesmo não acontece com o sistema de gestão em nuvem.
Se a comunidade terapêutica for abalada por qualquer desastre, os dados
permanecerão seguros.
Os sistemas desktop são aqueles que só podem ser operados dentro dos
computadores onde estão instalados, ou seja, só tem acesso a eles quem está
dentro da comunidade terapêutica.
Além disso, na maioria das vezes, essas maquinas precisam de manutenções
constantes, pois não possuem grande capacidade de armazenamento.
Ou seja, esses dados frequentemente correm risco de serem corrompidos ou até
perdidos.
Essas comunidades terapêuticas levam um grande período de tempo para finalizar
processos tramitados através do vai e vem de papéis e não poderiam ter um bom
funcionamento de forma remota.
Em situações emergenciais, essas comunidades terapêuticas terão dificuldades
para operar ou até paralisar suas atividades.
Somente um sistema integrado funcionando em nuvem permite uma gestão eficiente
das informações dos acolhidos.
Na saúde, é possível saber qual atendimento foi realizado, quando o acolhido foi
atendido, em qual unidade ele está, que medicamento faz uso, exames, entre
outros dados importantes.
Esse controle garante que a gestão consiga ser mais eficiente no atendimento e
no planejamento de ações para a melhoria do sistema como um todo.
5. Executar o planejamento e prestação de contas
Sabemos que a gestão financeira e prestação de contas da comunidade terapêutica
é essencial para garantir o funcionamento de suas atividades.
Pois sem planejamento, não é possível realizar nenhuma das atividades que já
mencionamos no texto.
Principalmente em situações adversas, é o bom gerenciamento e prestação de
contas que vai solucionar os impasses que possam surgir neste período.
Usando um sistema desktop ou sem um sistema, em detrimento a tecnologia cloud
computing, se torna muito difícil e vagaroso o monitoramento das receitas e
despesas para realizar a prestação de contas e ainda ter controle sob todos os
custos.
Ao utilizar um sistema em nuvem, o gestor pode acompanhar os indicadores
diversos das atividades, apenas acessando a internet.
Além disso, a geração de relatórios para prestação de contas de cada acolhido é
feita de forma rápida, automatizada e segura até mesmo pelo celular.
Garantindo que a comunidade terapêutica fortaleça sua base e esteja preparada
para agir em situações de crise.
Migrar processos para nuvem não é apenas facilitar o trabalho dentro da gestão
da comunidade e mostrar-se de acordo com as tendências.
É também a garantia de segurança de dados, de organização na gestão e
transparência na prestação de contas.
Como vimos, a modernização da administração das comunidades terapêuticas é mais
que necessária, é imprescindível e inevitável.
Seguindo a premissa de que a comunidade terapêutica não pode parar, a SISTONG
SISTEMAS foi a primeira empresa de tecnologia no país a desenvolver um software
de gestão para comunidade terapêutica 100% em nuvem, o SistOng.
Além de oferecer todos os 5 itens que destacamos neste artigo, a SISTONG ainda
permite que a comunidade terapêutica realize criação e parametrização de
relatórios e automatização de processos.
Essas funcionalidades aceleram a produtividade e permite a desburocratização das
atividades.
Se você se interessou pelo tema e quer saber mais sobre as vantagens da
computação em nuvem para as comunidades terapêuticas, conheça nossa solução!